Índice

1. Introducción
   1.1. Objetivo del Manual
   1.2. Ámbito de Aplicación
   1.3. Propósito de la Gestión Administrativa
2. Estructura y Responsabilidades del Proyecto
   2.1. Responsabilidades Generales
   2.2. Supervisión del Proyecto
   2.3. Tareas y Funciones Clave en la Gestión del Proyecto
3. Planificación y Elaboración del Presupuesto del Proyecto
   3.1. Elaboración del Presupuesto Detallado
   3.2. Aprobación del Presupuesto
   3.3. Control y Modificación del Presupuesto
4. Gestión de Fondos y Tesorería
   4.1. Apertura de Cuentas Bancarias
   4.2. Gestión de Adelantos de Tesorería
   4.3. Transferencias y Pagos
5. Ejecución de Gastos y Control Financiero
   5.1. Autorización de Gastos
   5.2. Justificación de Gastos
   5.3. Control de Pagos y Seguimiento
6. Procedimiento de Contratación de Servicios y Proveedores
   6.1. Planificación de Compras
   6.2. Contratación de Servicios Menores
   6.3. Contratación de Servicios Medios y Mayores
   6.4. Revisión y Firma de Contratos
7. Verificación de Gastos (Expenditure Verification)
   7.1. Proceso de Verificación Interna
   7.2. Auditoría Interna
   7.3. Informe de Auditoría Externa
   7.4. Informe de Verificación de Gastos
8. Informes y Cierre del Proyecto
   8.1. Informes Periódicos
   8.2. Informe Final del Proyecto
   8.3. Evaluación del Proyecto
   8.4. Cierre Administrativo
9. Auditoría y Control Interno
   9.1. Auditoría Interna y Externa
   9.2. Procedimientos de Control Financiero
   9.3. Seguimiento de la Gestión Financiera

1. Introducción

1.1. Objetivo del Manual
Este manual tiene como objetivo proporcionar directrices claras y detalladas para la gestión administrativa de los proyectos de cooperación internacional de la Fundación Primavera Sound. A través de este documento, se busca garantizar la transparencia, eficiencia y correcta ejecución de los proyectos, promoviendo una gestión que cumpla con las normativas locales e internacionales y con los requisitos de los financiadores.

1.2. Ámbito de Aplicación
Este manual es aplicable a todos los proyectos de cooperación internacional gestionados por la Fundación. Establece los procedimientos administrativos y financieros que deben seguirse para asegurar el uso adecuado de los fondos y el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

1.3. Propósito de la Gestión Administrativa
La gestión administrativa de los proyectos busca asegurar que:

• Los recursos sean utilizados de forma eficiente y conforme a lo planificado.
• Se cumpla con las normativas internas y externas.
• Se garantice la transparencia y la rendición de cuentas en todas las fases del proyecto.

2. Estructura y Responsabilidades del Proyecto

2.1. Responsabilidades Generales
En la Fundación Primavera Sound, las responsabilidades de la gestión de los proyectos recaen en el equipo responsable, que se coordina y ejecuta de acuerdo con la estructura organizativa definida para cada proyecto. En general, las responsabilidades clave incluyen:

• Planificación del proyecto: Definición de objetivos, actividades, cronograma y presupuesto.
• Supervisión operativa: Asegurar la correcta implementación de las actividades conforme a lo previsto.
• Control financiero: Supervisar los flujos de fondos y gastos, y garantizar la correcta justificación financiera ante los financiadores.
• Evaluación: Medir el impacto y los resultados del proyecto, y elaborar informes detallados.

2.2. Supervisión del Proyecto
La supervisión del proyecto incluye la planificación estratégica, el seguimiento de las actividades, la evaluación continua y la toma de decisiones para corregir cualquier desviación respecto a los objetivos iniciales. El seguimiento debe ser proactivo, y los responsables deben garantizar la correcta ejecución del proyecto a través de reuniones periódicas de seguimiento.

2.3. Tareas y Funciones Clave en la Gestión del Proyecto

• Elaboración y ajuste del plan de trabajo: Definir, implementar y ajustar el plan de trabajo en función de las necesidades del proyecto.
• Gestión de recursos humanos: Asegurar que el personal necesario esté disponible y capacitado para llevar a cabo las actividades del proyecto.
• Control y revisión de los indicadores: Evaluar los resultados del proyecto mediante indicadores previamente definidos.

3. Planificación y Elaboración del Presupuesto del Proyecto

3.1. Elaboración del Presupuesto Detallado
El presupuesto debe ser elaborado antes de comenzar el proyecto y debe ser lo suficientemente detallado como para cubrir todos los aspectos del proyecto, incluyendo:

• Costos directos: Salarios, materiales, viajes, contratación de servicios externos.
• Costos indirectos: Gastos generales administrativos, comunicación, etc.
• Contingencias: Fondos reservados para imprevistos, especialmente aquellos que surjan durante la ejecución del proyecto.

3.2. Aprobación del Presupuesto
Una vez elaborado el presupuesto, debe ser revisado y aprobado por el director o responsable del proyecto. En esta etapa, se verifica que el presupuesto esté alineado con los objetivos y las expectativas del financiador. Es crucial que el presupuesto sea aprobado antes de iniciar cualquier gasto.

3.3. Control y Modificación del Presupuesto
Durante la ejecución del proyecto, es posible que surjan cambios o imprevistos que requieran ajustes en el presupuesto. En estos casos, el presupuesto debe ser modificado de manera formal:

• Identificación de la necesidad de modificación: Cambios en las actividades o costos imprevistos.
• Justificación de la modificación: Explicar la razón de los cambios y su impacto en el proyecto.
• Aprobación de la modificación: Asegurar que los cambios sean aprobados por la estructura responsable antes de su implementación.

4. Gestión de Fondos y Tesorería

4.1. Apertura de Cuentas Bancarias
Para cada proyecto, se debe abrir una cuenta bancaria específica en la que se depositen los fondos recibidos y que se utilicen exclusivamente para los gastos del proyecto. Es fundamental que esta cuenta esté vinculada directamente al proyecto y no se mezclen los fondos de otros proyectos.

4.2. Gestión de Adelantos de Tesorería
Los adelantos de tesorería son necesarios cuando los fondos no se han liberado por completo o cuando se requiere una cantidad inmediata para cubrir los gastos iniciales. Estos deben ser gestionados adecuadamente:

• Solicitud de adelanto: Detallar los motivos y justificar el adelanto solicitado.
• Aprobación del adelanto: La aprobación debe ser formal y debe basarse en la disponibilidad de fondos y la necesidad del adelanto.

4.3. Transferencias y Pagos
Todos los pagos y transferencias deben realizarse de manera transparente, con una correcta documentación justificativa (facturas, recibos, contratos). Los pagos deben realizarse exclusivamente para los fines del proyecto y deben cumplir con los requisitos establecidos en el presupuesto.

5. Ejecución de Gastos y Control Financiero

5.1. Autorización de Gastos
Cada gasto debe ser debidamente autorizado y registrado. El proceso de autorización incluye la verificación de la necesidad del gasto y su alineación con el presupuesto aprobado.

5.2. Justificación de Gastos
Cada gasto debe estar respaldado por documentos justificativos (facturas, contratos, recibos) que validen la transacción. Estos documentos deben ser archivados de manera organizada y accesible para auditorías y revisiones.

5.3. Control de Pagos y Seguimiento
El control de pagos implica el seguimiento de cada transacción para garantizar que se ajuste al presupuesto y que no haya desviaciones. Además, es esencial llevar un registro detallado de todas las operaciones financieras realizadas.

6. Procedimiento de Contratación de Servicios y Proveedores

6.1. Planificación de Compras
El director debe planificar las compras de bienes y servicios de manera detallada, asegurándose de que todos los artículos necesarios para la ejecución del proyecto estén disponibles y presupuestados correctamente.

6.2. Contratación de Servicios Menores
Los servicios menores (hasta 5,000 euros) pueden ser contratados directamente, asegurándose de obtener al menos tres ofertas comparativas antes de tomar una decisión.

6.3. Contratación de Servicios Medios y Mayores
Para servicios mayores (más de 5,000 euros), el proceso de contratación debe seguir un procedimiento de selección de proveedores con la mayor transparencia posible, solicitando ofertas, evaluándolas y eligiendo la más adecuada.

6.4. Revisión y Firma de Contratos
Todos los contratos deben ser revisados y aprobados por el director para asegurar que cumplan con las normativas y requisitos del proyecto, además de ser firmados por las partes involucradas.

7. Verificación de Gastos (Expenditure Verification)

7.1. Proceso de Verificación Interna
Antes de presentar los informes financieros a los financiadores, se debe llevar a cabo una verificación interna para confirmar que los gastos se ajusten al presupuesto y que toda la documentación esté en orden.

7.2. Auditoría Interna
El proyecto estará sujeto a auditorías internas periódicas para verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la correcta ejecución del presupuesto.

7.3. Informe de Auditoría Externa
Cuando lo exijan los financiadores o se considere necesario, se llevará a cabo una auditoría externa para proporcionar una verificación independiente de los gastos y las operaciones del proyecto.

7.4. Informe de Verificación de Gastos
Este informe debe incluir un resumen detallado de los gastos incurridos, comparando lo presupuestado con lo gastado, y proporcionando una justificación de cualquier desviación.

8. Informes y Cierre del Proyecto

8.1. Informes Periódicos
Se deberán elaborar informes periódicos de seguimiento para el financiador, con detalles sobre el avance del proyecto, los gastos, y cualquier ajuste realizado.

8.2. Informe Final del Proyecto
Al finalizar el proyecto, se debe elaborar un informe final detallando los resultados alcanzados, los recursos utilizados y las lecciones aprendidas.

8.3. Evaluación del Proyecto
El proyecto debe ser evaluado en cuanto a su impacto, eficacia y eficiencia, para medir el cumplimiento de los objetivos y los beneficios generados.

8.4. Cierre Administrativo
Una vez finalizado el proyecto, se procederá al cierre administrativo, incluyendo la liquidación de cuentas, el archivo de documentos y la preparación para la auditoría final.

9. Auditoría y Control Interno

9.1. Auditoría Interna y Externa
Se realizarán auditorías internas y externas para garantizar que los recursos del proyecto se hayan utilizado de acuerdo con las normativas y que se haya cumplido con los objetivos.

9.2. Procedimientos de Control Financiero
Se implementarán procedimientos de control financiero para asegurar que no haya mal manejo de los recursos y para detectar cualquier irregularidad.

9.3. Seguimiento de la Gestión Financiera
El seguimiento constante de los recursos y los gastos será esencial para asegurar la correcta ejecución del proyecto y la transparencia en la gestión de los fondos.

Documento aprobado con la reunión de patronato del __/__/2025